Sfide
L'Agenzia per lo sviluppo regionale della contea di Primorje-Gorski Kotar – Occasion, in qualità di coordinatore regionale per i progetti di sviluppo, monitora quotidianamente un gran numero di fonti di informazioni sulle gare d'appalto nazionali e dell'UE disponibili. Il precedente processo manuale di ricerca, filtraggio e informazione degli utenti era estremamente impegnativo, soggetto a errori e dispendioso in termini di tempo. Tale approccio rende difficile individuare tempestivamente le opportunità offerte dalle gare d'appalto e riduce l'efficienza operativa e l'assorbimento dei fondi.
L'obiettivo era esplorare le possibilità di trasformazione digitale di questo processo testando una soluzione basata sull'IA che consentisse la raccolta, l'analisi e la diffusione automatizzate delle informazioni sulle gare d'appalto.
Soluzioni
Attraverso il programma Test prima di investire e la cooperazione con il team di EDIH Adria, Occasion ha testato un prototipo funzionale di piattaforma AI che combina tecnologie Raccolta automatica dei dati (web scraping) i Modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) attraverso il concetto Generazione aumentata di recupero (RAG).
Le funzionalità principali includono:
- Ricerca automatizzata di oltre 30 fonti web e creazione di un database di concorsi
- Generare riassunti strutturati in due formati: Per uso interno ed esterno
- Interfaccia utente interattiva per la ricerca, l'analisi e la visualizzazione di statistiche
- Invio automatico di newsletter e risposte via e-mail
- Visualizzazione dei dati attraverso grafici e report interattivi
Il dimostratore tecnologico è stato sviluppato utilizzando open source, framework Streamlit e modello OpenAI, con particolare attenzione alla flessibilità e all'adattabilità.
Risultati e benefici
Testare il prototipo della piattaforma ha mostrato una serie di vantaggi concreti per l'occasione:
- Ricerca e trattamento accelerati dei dati – il recupero automatico dei dati sostituisce il funzionamento manuale
- Maggiore tempestività delle informazioni degli utenti – minor rischio di mancata partecipazione a gare d'appalto importanti e monitoraggio continuo delle fonti di finanziamento sulle fonti di informazione europee;
- Ridurre l'onere per i dipendenti – libera tempo per compiti analitici e strategici
- Una presentazione più accurata e strutturata delle informazioni – compresi i gruppi destinatari, gli importi, le scadenze, i partner
- Maggiore trasparenza e accessibilità – con la possibilità di inviare sintesi personalizzate
Applicando la soluzione, l'occasione può sostenere meglio e in modo più completo le unità di autogoverno locali, le istituzioni e altri utenti nella ricerca di fonti di finanziamento, nella progettazione di idee di progetto e nella presentazione di offerte, aumentando la competitività regionale.
Insegnamenti tratti
Il progetto pilota ha rivelato diverse importanti intuizioni:
- È richiesta una specifica dettagliata della fonte e della struttura dei dati a causa dei diversi formati di pubblicazione
- I raschiatori dovrebbero essere adattati a ogni fonte, perché non vi è standardizzazione tra le fonti
- Manutenzione e aggiornamento periodici il sistema è essenziale per l'affidabilità a lungo termine
- È importante utilizzare le basi di conoscenza locali e i centri dati dell'UE per la sicurezza e la privacy
- Cooperazione tra IT e team di esperti garantisce una corretta interpretazione e distribuzione delle informazioni
Inoltre, gli utenti hanno reagito positivamente all'idea di una newsletter settimanale, alla grafica e alla possibilità di condividere informazioni mirate agli interessi degli utenti.
Dati misurabili
Sulla base dei dati di simulazione e di prova, sono stati individuati i seguenti effetti potenziali:
- Fino a 80% Ridurre i tempi di raccolta e classificazione dei dati
- Risparmio di diverse ore settimanali per dipendente nel team operativo
- Aumentare la precisione della visualizzazione delle informazioni grazie alla classificazione e alla compressione dell'IA
- Creazione di una banca dati centralizzata delle offerte con possibilità di ricerca attraverso numerosi filtri
- Elaborazione automatica e rendicontazione per più di 100 offerte a settimana
Conclusion
Il progetto di test della piattaforma di IA per l'analisi e la distribuzione delle informazioni sulle gare d'appalto ha dimostrato che l'opportunità può ottenere un notevole risparmio di tempo, aumentare l'efficienza e offrire un servizio migliore agli utenti finali.
Il prototipo ha dimostrato il pieno potenziale della tecnologia AI nelle operazioni quotidiane delle agenzie di sviluppo. Le fasi seguenti comprendono la specifica finale, la pianificazione dell'attuazione della fase e l'integrazione nel lavoro operativo dell'agenzia.
In definitiva, questo progetto può fungere da modello per la digitalizzazione di processi simili in altre istituzioni regionali e nazionali.
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