Trasformazione digitale nella gestione dello spazio: Agenzia di sviluppo istriana con il supporto di EDIH Adria

Sfide

Il ruolo chiave di IDA è quello di fornire sostegno finanziario, istruzione, gestione delle infrastrutture imprenditoriali e sostegno agli imprenditori e ai cittadini attraverso vari canali e progetti. Le richieste e la fornitura di servizi IDA sono effettuate principalmente tramite e-mail e conversazioni telefoniche, che ora sono sempre meno adeguate alla crescita delle esigenze degli utenti, soprattutto la sera, nei fine settimana e nei giorni festivi, con capacità umane limitate. Per questo motivo è stata rilevata la necessità di introdurre la digitalizzazione, automatizzare e migliorare il processo di comunicazione e fornitura di servizi.

Soluzione

Attraverso il programma "Test Before Invest" (TBI) e con il sostegno professionale del consorzio EDIH Adria, IDA ha testato il potenziale utilizzo dell'intelligenza artificiale (IA), ossia dei chatbot, al fine di risolvere tali problemi. L'obiettivo era verificare se i chatbot, che fungerebbero da assistenti virtuali digitali di IDA, potessero essere applicati per rispondere alle tipiche domande degli utenti e automatizzare il processo di prenotazione dello spazio presso il Coworking Centre di Pola con l'obiettivo di alleviare i dipendenti da compiti di routine e ripetitivi e aumentare la disponibilità di servizi.

Nell'ambito dell'attività TBI, sono stati testati due prototipi di chatbot:

1. Chatbot per generare risposte alle domande più comuni degli utenti
2. Chatbot per la prenotazione di spazi nel Coworking Center

Entrambi i prototipi sono basati sulla tecnologia LLM (Large Language Model). L'obiettivo dello sviluppo del primo chatbot era quello di generare risposte alle domande degli utenti più comuni come informazioni su istruzione e servizi, mentre l'obiettivo dello sviluppo del secondo chatbot era quello di automatizzare le prenotazioni dello spazio dell'agenzia. Le soluzioni prototipo sono create come servizi web applicativi, che potrebbero essere facilmente integrati nei processi aziendali esistenti e sarebbe possibile aggiornarli con nuove funzionalità a seconda delle esigenze dell'agenzia o di nuovi gruppi di utenti.

Il prototipo della prima soluzione si basa sulla piattaforma commerciale Infobip, mentre la seconda soluzione è stata sviluppata sulla piattaforma Streamlit. Entrambe le soluzioni hanno un'interfaccia utente intuitiva e semplice disponibile tramite WhatsApp, un browser web. I sistemi utilizzano la piattaforma Infobip e il modello OpenAI GPT-4o-mini, che consente l'elaborazione e la generazione del linguaggio naturale in lingua croata, e il sistema stesso è integrato con un database personalizzato delle query utente più comuni e più importanti nell'interazione degli utenti con IDA.

Video: Chatbot Infobip per generare risposte alle domande più comuni degli utenti

 Video: Chatbot UNIPU per le risorse spaziali delle agenzie di prenotazione

Risultati e benefici

I test condotti presso l'IDA hanno dimostrato un potenziale significativo delle tecnologie di IA per migliorare la gestione dello spazio, consentendo:

• Maggiore efficienza: L'assistenza clienti automatizzata consente agli utenti di porre domande relative ai servizi in linguaggio naturale e il chatbot genera rapidamente risposte accurate
• Maggiore accuratezza e coerenza: L'uso di modelli di IA riduce significativamente la possibilità di errore umano o omissione al momento della prenotazione dello spazio.
• Migliore allocazione delle risorse: I dipendenti possono dedicare il loro tempo ad altri compiti, invece di rispondere alle stesse domande o azioni ripetitive, ovvero ridurre l'onere amministrativo per i dipendenti e aumentare la produttività.
• Adattabilità e aggiornabilità del sistema: Il database e il modello di IA possono essere continuamente aggiornati e adattati alle nuove informazioni e alle esigenze degli utenti.
• Multilinguismo: entrambe le soluzioni possono essere facilmente implementate in varianti multilingue

Insegnamenti tratti

Durante la fase di TBI, sono state individuate le informazioni chiave per un'attuazione efficace:

• Qualità e pertinenza dei dati: Per ottenere risultati ottimali, è stato fondamentale addestrare il modello su una base di conoscenze pre-preparata e sui dati di prova forniti dall'IDA.
• Approccio combinato: L'utilizzo di due chatbot fornisce una soluzione globale: la capacità di rispondere alle domande e di prenotare lo spazio
• Interfaccia utente: È necessario sviluppare un'interfaccia intuitiva che consenta un facile utilizzo del sistema e l'interpretazione dei risultati da parte dell'utente senza conoscenze tecniche avanzate.

Effetti stimati dell'attuazione

Sulla base delle prove dei prototipi e dell'analisi dei processi esistenti, si stima che la piena attuazione del sistema di IA potrebbe migliorare in modo significativo i processi di comunicazione e fornitura dei servizi IDA. Il sistema ridurrebbe in modo significativo l'onere amministrativo per i dipendenti, ossia ridurrebbe la necessità di rispondere alle stesse richieste ed eseguire compiti semplici e ripetitivi, il che consentirebbe ai dipendenti di essere più produttivi nello svolgimento di altri compiti, mentre gli utenti sarebbero in grado di fornire le informazioni e i servizi desiderati in modo più rapido, più semplice e più accessibile. Inoltre, ridurrebbe anche la possibilità di omissioni o possibili errori al momento della prenotazione dei locali dell'agenzia, il che fornirebbe anche agli utenti una maggiore sicurezza al momento della prenotazione.

Conclusion

Il progetto "Test Before Invest" realizzato presso IDA ha dimostrato con successo che l'uso dell'IA per automatizzare e razionalizzare il processo di comunicazione e fornitura di servizi è una soluzione molto potente e certamente deve essere presa in considerazione. Gli approfondimenti acquisiti e le soluzioni prototipali sviluppate forniscono una solida base per prendere decisioni informate sull'approvvigionamento e sull'implementazione di soluzioni commerciali complete. EDIH Adria continua a sostenere l'IDA e altre PMI, nonché le unità di autogoverno locali (LGU) nei loro sforzi di trasformazione digitale, aiutandole a cogliere i benefici delle tecnologie avanzate per una gestione più efficiente, trasparente e sostenibile delle loro risorse.