Sfide
L'Agenzia per lo sviluppo regionale del distretto di Šibenik-Knin opera da anni come un'istituzione chiave di sostegno per gli imprenditori e il settore pubblico della regione, fornendo servizi di consulenza, assistenza nella preparazione di progetti e informazioni su gare d'appalto e fondi.
Tuttavia, a causa dell'elevato numero di richieste di servizi quali l'applicazione di progetti o l'assistenza alle gare d'appalto, anche se spesso ripetitive e simili, il personale RRA deve far fronte a un onere che ostacola l'accesso personalizzato agli utenti. Le informazioni sulle offerte in corso, le scadenze, i criteri di ammissibilità, il livello di cofinanziamento e la documentazione pertinente devono essere disponibili in modo rapido e preciso, ma la capacità amministrativa dell'agenzia è limitata.
C'era una chiara necessità di una soluzione che permettesse distribuzione più rapida, automatizzata e scalabile della preparazione delle proposte di progetto, senza perdita di precisione o di qualità del supporto.
Soluzioni
Attraverso il programma Test prima di investire EDIH Adria, RRA ŠKŽ ha testato l'applicazione Assistente AI basato su modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM), con l'obiettivo di automatizzare la preparazione delle proposte di progetto (documentazione) e migliorare così la comunicazione con gli utenti.
Nella fase di test, è stato sviluppato prototipo di assistente per la preparazione della documentazione che:
- Comunicare in linguaggio naturale e riconoscere le domande degli utenti
- Trova e visualizza le informazioni pertinenti sulla preparazione della documentazione di gara dalla base di conoscenze RRA Šibenik
- Automatizza la preparazione della documentazione:
- Trova esempi precedenti di applicazioni di successo per i concorsi della base di conoscenze RRA utilizzati come punto di partenza per la generazione di testo"
- Ha la capacità di migliorare il testo che può essere inserito in modo interattivo in base al modello per i singoli concorsi
- Ha la capacità di comunicare con sistemi di verifica esterni come i prezzi correnti
- Fornisce risposte affidabili basate su documentazione ufficiale e fonti aggiornate, eliminando risposte imprecise o "allucinazioni"
Il sistema utilizza Generazione aumentata di recupero (RAG) accesso: combina il recupero di informazioni dal database (pdf, web, excel, word) e le risposte generative dei modelli di IA, preservando al contempo accuratezza e credibilità.
Risultati e benefici
Il test di un assistente AI ha confermato una serie di vantaggi concreti per l'agenzia e gli utenti se la versione di produzione dovesse essere realizzata:
- Rilievo significativo per i dipendenti: meno domande telefoniche ed e-mail relative alle informazioni di base e alla ricerca di informazioni dagli archivi del progetto
- Disponibilità più rapida delle informazioni per gli utenti finali: in un gran numero di esempi, la documentazione del progetto può essere preparata molto rapidamente, senza grandi ritardi
- Approccio standardizzato alla redazione dei documenti di gara – ridotta possibilità di interpretazioni diverse tra il personale
- Disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, di informazioni dalla banca dati degli orientamenti: gli utenti possono accedere alle informazioni al di fuori dell'orario di lavoro
- Possibilità di supporto multilingue – la soluzione è pronta per essere diffusa in inglese, il che è particolarmente importante nel contesto delle domande dell'UE e per i potenziali utenti stranieri
Il sistema è stato testato sulla base di domande reali degli utenti e ha mostrato un elevato livello di accuratezza, in particolare quando la documentazione e i criteri di gara erano pubblicamente disponibili.
Insegnamenti tratti
Attraverso l'attuazione dei test TBI, sono state evidenziate importanti linee guida:
- Una base di conoscenze RRA di qualità e aggiornata è la base: il sistema di IA deve avere accesso a documenti accurati e strutturati
- La formazione e l'educazione degli utenti (interni ed esterni) sono fondamentali per il pieno utilizzo dello strumento
- L'interfaccia utente deve essere semplice e adattata a un vasto pubblico, compresi quelli con competenze digitali inferiori
- Il feedback degli utenti è utile per l'aggiornamento: la personalizzazione delle risposte e lo stile di interazione con lo strumento possono essere ulteriormente perfezionati
- L'approccio in più fasi è ottimale: dalla creazione di semplici applicazioni di progetto a interazioni più complesse e alla connessione ad altri servizi elettronici.
Dati misurabili
Sulla base dei test, si possono presumere i seguenti effetti se si realizza la piattaforma di produzione:
- Automazione fino a 80% le query utente più comuni con il supporto di AI Agent
- Tempo di ricerca dei dati storici ridotto da una media di poche ore a pochi minuti
- Ridurre il carico di lavoro dei dipendenti di 50-60% nella parte relativa alla raccolta di informazioni e alla creazione della versione di base del documento;
- Aumentare la soddisfazione dei clienti con i servizi RRA grazie a un approccio coerente e alla velocità di risposta
- Possibilità di gestire un gran numero di query parallele senza personale aggiuntivo
Conclusion
Considerando l'applicazione dell'intelligenza artificiale nei processi aziendali, RRA della contea di Šibenik-Knin ha compiuto un passo avanti verso la modernizzazione dei servizi pubblici e il miglioramento della disponibilità digitale delle informazioni per gli imprenditori, le unità di autogoverno locali e altre parti interessate.
I test sugli assistenti di intelligenza artificiale hanno dimostrato che tali soluzioni possono aumentare l'efficienza, accelerare la comunicazione e migliorare l'esperienza dell'utente, e, allo stesso tempo, alleggerire l'amministrazione e aprire lo spazio per il lavoro strategico dei dipendenti delle agenzie.
I seguenti passaggi includono:
- Ampliamento della base di conoscenze e collegamento con le attuali banche dati sulla concorrenza
- Introduzione dell'interfaccia bilingue
- Test con utenti esterni e raccolta di feedback
- Sviluppo della versione di produzione e integrazione con il sito web dell'agenzia
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