Jatro d.o.o. – Istituzione di un sistema di gestione dei documenti sostenuto dall'EDIH Adria

Sfide

Jatro d.o.o. è una società tecnologica impegnata nella progettazione di navi e impianti in mare e a terra, con particolare attenzione alla progettazione e all'esecuzione di lavori di ingegneria nel campo dell'ingegneria elettrica. Attraverso anni di collaborazione con rinomati partner internazionali come Kongsberg Maritime, Kleven e Ulstein Group, Jatro si è posizionata come partner stabile e affidabile in progetti di ingegneria complessi.

L'aumento del numero di progetti e del personale, ora più di 25, ha portato a una crescente necessità di una cooperazione più efficace all'interno del gruppo. La gestione dei documenti è stata una sfida particolare: preparazione, editing, versioning, archiviazione e scambio della documentazione di progetto tra i team e secondo i clienti. Oltre all'efficienza operativa, la sicurezza, sia dei documenti interni che di quelli condivisi con i partner esterni, era in cima all'elenco delle priorità. Jatro ha anche riconosciuto il potenziale aggiuntivo nell'automazione delle attività ricorrenti relative alla gestione dei progetti.

Soluzioni

Attraverso il servizio Test prima di investire, con il supporto del consorzio EDIH Adria, sono stati effettuati test e analisi comparative di varie soluzioni di gestione documentale, con l'obiettivo di selezionare la piattaforma ottimale per la trasformazione digitale dei processi interni.

Tre opzioni software sono state al centro dell'analisi:

1. Piattaforma Microsoft 365
2. NextCloud (piattaforma open source)
3. Ericsson Nikola Tesla software proprietario

Per ogni soluzione sono state analizzate funzionalità chiave, modelli di fatturazione, opzioni di hosting (on-premise, cloud, ibrido) e opzioni di personalizzazione. Particolare attenzione è stata rivolta alla piattaforma NextCloud, per la quale sono state testate tutte e tre le opzioni di hosting: localmente, attraverso i fornitori di servizi e nel cloud attraverso l'infrastruttura AWS.

Dopo la valutazione, Jatro ha optato per Microsoft 365 come la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Risultati e benefici

Nella fase di implementazione, con il supporto di mentoring di esperti EDIH Adria, sono state svolte attività concrete per stabilire un sistema funzionale per la gestione dei documenti e la cooperazione tra team:

• È stata creata la sede di SharePoint per il progetto dimostrativo, con l'integrazione con software di ingegneria come AutoCAD e ZWCAD, che ha permesso un efficiente versioning dei file di progetto e un facile scambio tra i membri del team.
• È abilitato lo scambio automatizzato di documenti con la notifica di MS Teams, migliorando la comunicazione e riducendo gli oneri amministrativi.
• La funzionalità di cronometraggio progetto per progetto è stata implementata utilizzando gli strumenti Microsoft Planner e Microsoft Lists, che hanno contribuito ulteriormente alla trasparenza e al controllo del lavoro.
• Dimostra anche le capacità di automazione all'interno dell'ambiente Microsoft 365, incluso l'uso di Copilot AI Assistant per supportare la configurazione del sistema.

Sulla base di test di successo, Jatro ha deciso di investire in modo indipendente in Microsoft 365, senza la necessità di ulteriori servizi di Digital Action Plan (DAP) e Financial Consulting (FCO) dal portafoglio EDIH.

Insegnamenti tratti

Durante il processo di test e implementazione, Jatro ha acquisito un quadro chiaro di quanto sia importante affrontare strategicamente la trasformazione digitale, non solo nella scelta di una piattaforma, ma anche nella definizione di processi e procedure interni.

Il valore dell'integrazione è stato evidenziato come conoscenza chiave: il sistema di gestione dei documenti non deve funzionare isolatamente, ma deve essere collegato agli strumenti già utilizzati dal team. Inoltre, è importante garantire che la soluzione non appesantisca gli utenti con ulteriori livelli di complessità, ma contribuisca alla semplicità, alla sicurezza e alla velocità della cooperazione.

Dati misurabili

• Sono state testate tre piattaforme di gestione dei documenti con diversi modelli di consegna e licenza.
• Un ambiente di prova è stato implementato su Microsoft 365 con piena integrazione negli strumenti di ingegneria.
• È stato istituito un flusso di lavoro automatizzato per lo scambio di documenti e notifiche.
• Sono stati introdotti registri dell'orario di lavoro per progetto e il monitoraggio del calendario delle attività.
• È stato valutato il potenziale delle applicazioni di IA (Copilot) per un'ulteriore ottimizzazione dei processi digitali.

 Conclusion

Il progetto realizzato con Jatro d.o.o. ha mostrato come aziende di settori tecnici altamente specializzati possano implementare in modo rapido ed efficace strumenti digitali per la cooperazione interna, l'archiviazione sicura e lo scambio di documentazione.

Con il supporto degli esperti EDIH Adria, Jatro ha ricevuto non solo supporto tecnico nella scelta delle soluzioni, ma anche una visione strutturata delle possibilità di automazione e scalabilità.

Il prossimo passo è condurre la diagnostica digitale (DMA T1) dopo che l'investimento è stato effettuato, il che consentirà un ulteriore monitoraggio dei progressi e la pianificazione di ulteriori passi digitali.