Jatro d.o.o. – Uspostava sustava za upravljanje dokumentima uz podršku EDIH Adria

Izazovi

Jatro d.o.o. je tehnološko poduzeće koje se bavi dizajnom plovila i objekata na moru i kopnu, s naglaskom na projektiranje i izvedbene inženjerske radove u području elektrotehnike. Dugogodišnjom suradnjom s renomiranim međunarodnim partnerima kao što su Kongsberg Maritime, Kleven i Ulstein Group, Jatro se pozicionirao kao stabilan i pouzdan partner u složenim inženjerskim projektima.

Rastom broja projekata i zaposlenika – kojih je danas više od 25 – pojavila se sve izraženija potreba za učinkovitijom suradnjom unutar tima. Poseban izazov predstavljalo je upravljanje dokumentima: izrada, uređivanje, verzioniranje, pohrana i razmjena projektne dokumentacije među timovima i prema klijentima. Osim operativne učinkovitosti, visoko na listi prioriteta bila je i sigurnost – kako internih dokumenata, tako i onih koji se dijele vanjskim partnerima. Jatro je prepoznao i dodatni potencijal u automatizaciji ponavljajućih zadataka vezanih uz upravljanje projektima.

Rješenja

Kroz uslugu Test Before Invest, uz podršku EDIH Adria konzorcija, provedeno je testiranje i usporedna analiza različitih rješenja za upravljanje dokumentima, s ciljem odabira optimalne platforme za digitalnu transformaciju internih procesa.

Tri softverske opcije bile su u fokusu analize:

1. Microsoft 365 platforma
2. NextCloud (platforma otvorenog koda)
3. Vlasnički softver tvrtke Ericsson Nikola Tesla

Za svako rješenje analizirane su ključne funkcionalnosti, modeli naplate, opcije hostinga (on-premises, cloud, hibridno) i mogućnosti prilagodbe. Posebna pažnja posvećena je NextCloud platformi, za koju su testirane sve tri mogućnosti hostanja: lokalno, putem pružatelja usluga, te u oblaku putem AWS infrastrukture.

Nakon evaluacije, Jatro se odlučio za Microsoft 365 kao najprikladnije rješenje za vlastite potrebe.

Rezultati i koristi

U fazi implementacije, uz mentorsku podršku EDIH Adria stručnjaka, provedene su konkretne aktivnosti na uspostavi funkcionalnog sustava za upravljanje dokumentima i timsku suradnju:

• Kreirano je SharePoint sjedište za demonstracijski projekt, s integracijom s inženjerskim softverima kao što su AutoCAD i ZWCAD, što je omogućilo učinkovito verzioniranje projektnih datoteka i jednostavnu razmjenu među članovima tima.
• Omogućena je automatizirana razmjena dokumenata uz slanje obavijesti putem MS Teamsa, čime je unaprijeđena komunikacija i smanjeno administrativno opterećenje.
• Implementirana je funkcionalnost vođenja evidencije radnih sati po projektima koristeći alate Microsoft Planner i Microsoft Lists, što je dodatno pridonijelo transparentnosti i kontroli rada.
• Demonstrirane su i mogućnosti automatizacije unutar Microsoft 365 okruženja, uključujući upotrebu Copilot AI asistenta kao podršku u konfiguraciji sustava.

Jatro je, temeljem uspješnog testiranja, donio odluku da samostalno provede investiciju u Microsoft 365, bez potrebe za dodatnim uslugama Digital Action Plan (DAP) i Financial Consulting (FCO) iz EDIH portfelja.

Naučene lekcije

Tijekom procesa testiranja i implementacije, Jatro je stekao jasnu sliku o tome koliko je važno strateški pristupiti digitalnoj transformaciji – ne samo u izboru platforme, već i u definiranju internih procesa i procedura.

Kao ključna spoznaja istaknula se vrijednost integracije – sustav za upravljanje dokumentima ne smije funkcionirati izolirano, već mora biti povezan s alatima koje tim već koristi. Osim toga, važno je osigurati da rješenje ne opterećuje korisnike dodatnim slojevima kompleksnosti, već da doprinosi jednostavnosti, sigurnosti i brzini suradnje.

Mjerljivi podaci

• Testirane su tri platforme za upravljanje dokumentima s različitim modelima isporuke i licenciranja.
• Implementirano je probno okruženje na Microsoft 365 s punom integracijom u inženjerske alate.
• Uspostavljen je automatizirani tok rada za razmjenu dokumenata i obavijesti.
• Uvedena je evidencija radnog vremena po projektu i kalendarsko praćenje aktivnosti.
• Evaluiran je potencijal primjene AI (Copilot) za daljnju optimizaciju digitalnih procesa.

 Zaključak

Projekt proveden s Jatro d.o.o. pokazao je kako tvrtke iz visoko specijaliziranih tehničkih sektora mogu brzo i učinkovito implementirati digitalne alate za internu suradnju, sigurnu pohranu i razmjenu dokumentacije.

Uz podršku EDIH Adria stručnjaka, Jatro je dobio ne samo tehničku podršku u odabiru rješenja, već i strukturirani uvid u mogućnosti automatizacije i skalabilnosti.

U sljedećem koraku predviđeno je provođenje digitalne dijagnostike (DMA T1) nakon provedene investicije, što će omogućiti dodatno praćenje napretka i planiranje daljnjih digitalnih koraka.