Digitalizzazione dell'elaborazione della documentazione di gara nella città di Kastav con il supporto di EDIH Adria

Sfide

La città di Kastav si trova ad affrontare sfide nel processo di elaborazione della documentazione di gara per il cofinanziamento di progetti in vari settori, tra cui cultura, sport e imprenditorialità. L'attuale sistema di trattamento delle domande richiede la verifica manuale e la valutazione di un gran numero di documenti, il che grava in modo significativo sull'amministrazione e prolunga il processo decisionale. È stata necessaria la digitalizzazione e l'automazione parziale del processo per consentire una valutazione più rapida e trasparente delle domande e ridurre gli oneri amministrativi per i dipendenti dell'amministrazione comunale.

Soluzioni

Attraverso il programma Test prima di investire e con il sostegno di EDIH Adria, la città di Kastav ha testato l'applicazione del modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) nell'elaborazione della documentazione di gara. I test effettuati miravano ad esaminare le possibilità di automatizzare le fasi chiave del processo, tra cui:

• Presentazione digitale dei documenti di gara.
• Compilazione automatica del modulo di domanda con i dati del richiedente.
• Genera suggerimenti di punteggio basati su criteri definiti.

Il prototipo del sistema LLM è stato sviluppato per consentire l'estrazione dei dati dalla documentazione di gara, la generazione di sintesi delle domande di progetto e la valutazione delle domande secondo criteri predefiniti. Il funzionamento del sistema è stato testato su esempi reali di applicazioni provenienti da inviti pubblici precedentemente attuati.

Risultati e benefici

Sebbene si tratti solo di test, i risultati attesi dell'attuazione hanno dimostrato che la digitalizzazione dell'elaborazione della documentazione di gara potrebbe migliorare significativamente l'efficienza e l'accuratezza del processo di valutazione. L'automazione consentirebbe un'analisi più rapida e precisa delle applicazioni e ridurrebbe il rischio di errore umano. Il processo di valutazione diventerebbe più obiettivo e trasparente e l'onere amministrativo per i dipendenti dell'amministrazione comunale sarebbe notevolmente ridotto.

Inoltre, il sistema testato consentirebbe la creazione di sintesi standardizzate delle domande, consentendo ai comitati di valutazione di prendere decisioni più rapidamente. L'elaborazione digitale dei dati faciliterebbe inoltre l'archiviazione e la ricerca delle domande ricevute in precedenza, migliorando l'analisi a lungo termine e la pianificazione delle future gare d'appalto.

Insegnamenti tratti

Durante i test sono stati identificati i principali prerequisiti tecnici e organizzativi per il successo dell'implementazione del sistema. È stato dimostrato che la qualità dei dati di input è fondamentale per l'accuratezza del modello e che i documenti scansionati devono essere ad alta risoluzione o, idealmente, generati in formato digitale. Inoltre, i test hanno dimostrato l'importanza di adeguare i criteri di valutazione per garantire che il modello fornisca valutazioni pertinenti e coerenti.

Inoltre, ci siamo resi conto che il processo di introduzione di un tale sistema dovrebbe includere l'educazione degli utenti per garantirne l'uso efficace. Anche l'integrazione con i sistemi di informazione urbani esistenti dovrebbe essere una priorità al fine di consentire un agevole trattamento digitale dei documenti di gara.

Dati misurabili

Secondo i test effettuati, le valutazioni preliminari mostrano che il trattamento digitale delle domande potrebbe ridurre i tempi di valutazione di almeno 50 anni.%. Il lavoro amministrativo relativo alla revisione manuale dei documenti potrebbe essere ridotto fino a 60%, mentre il punteggio automatizzato consentirebbe una valutazione più coerente e obiettiva, riducendo il rischio di deviazioni soggettive.

Inoltre, il sistema proposto potrebbe ridurre la necessità di archiviare manualmente la documentazione e facilitare la ricerca delle applicazioni, accelerando i processi amministrativi e migliorando la gestione dei dati.

Conclusion

Testare l'applicazione di un modello linguistico di grandi dimensioni per l'elaborazione della documentazione di gara nella città di Kastav ha mostrato un potenziale significativo per la digitalizzazione di questo processo. Sebbene i risultati siano preliminari, le intuizioni acquisite consentiranno alla città di Kastav di prendere decisioni informate sulla possibile implementazione del sistema digitale. Ulteriori misure comprenderebbero una definizione più precisa dei requisiti tecnici, lo sviluppo di un piano d'azione per la digitalizzazione e la pianificazione dell'integrazione del sistema nelle piattaforme di informazione esistenti.