Digitalizacija obrade natječajne dokumentacije u Gradu Kastvu uz podršku EDIH Adria

Izazovi

Grad Kastav se suočava s izazovima u procesu obrade natječajne dokumentacije za sufinanciranje projekata u različitim područjima, uključujući kulturu, sport i poduzetništvo. Trenutni sustav obrade prijava zahtijeva ručnu provjeru i evaluaciju velikog broja dokumenata, što značajno opterećuje administraciju i produljuje proces donošenja odluka. Postojala je potreba za digitalizacijom i djelomičnom automatizacijom postupka kako bi se omogućila brža i transparentnija evaluacija prijava te smanjio administrativni teret na zaposlenike gradske uprave.

Rješenja

Kroz program Test Before Invest i uz podršku EDIH Adria, Grad Kastav je testirao primjenu velikog jezičnog modela (LLM) u obradi natječajne dokumentacije. Provedeno testiranje imalo je za cilj ispitati mogućnosti automatizacije ključnih koraka u procesu, uključujući:

• Digitalnu predaju natječajne dokumentacije.
• Automatsko popunjavanje prijavnog obrasca s podacima prijavitelja.
• Generiranje prijedloga ocjena temeljem definiranih kriterija.

Prototip LLM sustava razvijen je kako bi omogućio ekstrakciju podataka iz natječajne dokumentacije, generiranje sažetaka projektnih prijava te evaluaciju prijava u skladu s unaprijed definiranim kriterijima. Rad sustava testiran je na stvarnim primjerima prijava iz prethodno provedenih javnih poziva.

Rezultati i koristi

Iako se radi samo o testiranju, očekivani rezultati implementacije pokazali su da bi digitalizacija obrade natječajne dokumentacije mogla značajno unaprijediti učinkovitost i točnost evaluacijskog procesa. Automatizacija bi omogućila bržu i precizniju analizu prijava te smanjila rizik od ljudskih pogrešaka. Evaluacijski proces postao bi objektivniji i transparentniji, a administrativno opterećenje zaposlenika gradske uprave znatno smanjeno.

Osim toga, testirani sustav bi omogućio stvaranje standardiziranih sažetaka prijava, čime bi povjerenstva za evaluaciju mogla brže donijeti odluke. Digitalna obrada podataka također bi olakšala arhiviranje i pretragu prethodno zaprimljenih prijava, čime bi se poboljšala dugoročna analitika i planiranje budućih natječaja.

Naučene lekcije

Tijekom testiranja identificirane su ključne tehničke i organizacijske pretpostavke za uspješnu implementaciju sustava. Pokazalo se da je kvaliteta ulaznih podataka ključna za točnost modela te da skenirani dokumenti moraju biti visoke razlučivosti ili, idealno, generirani u digitalnom formatu. Također, testiranje je pokazalo važnost prilagodbe evaluacijskih kriterija kako bi se osiguralo da model donosi relevantne i konzistentne ocjene.

Dodatno, uvidjeli smo da bi proces uvođenja ovakvog sustava trebao uključivati i edukaciju korisnika kako bi se osiguralo njegovo učinkovito korištenje. Integracija s postojećim gradskim informacijskim sustavima također bi trebala biti prioritet kako bi se omogućila nesmetana digitalna obrada natječajne dokumentacije.

Mjerljivi podaci

Prema provedenom testiranju, preliminarne procjene pokazuju da bi digitalna obrada prijava mogla smanjiti vrijeme potrebno za evaluaciju za najmanje 50%. Administrativni rad povezan s ručnim pregledom dokumenata mogao bi se smanjiti do 60%, dok bi automatizirano bodovanje omogućilo dosljedniju i objektivniju evaluaciju, smanjujući rizik od subjektivnih odstupanja.

Dodatno, predloženi sustav mogao bi smanjiti potrebu za ručnim arhiviranjem dokumentacije te omogućiti jednostavniju pretragu prijava, što bi ubrzalo administrativne procese i poboljšalo upravljanje podacima.

Zaključak

Testiranje primjene velikog jezičnog modela za obradu natječajne dokumentacije u Gradu Kastvu pokazalo je značajan potencijal digitalizacije ovog procesa. Iako su rezultati preliminarni, stečeni uvidi omogućit će Gradu Kastvu da donese informirane odluke o mogućoj implementaciji digitalnog sustava. Daljnji koraci uključivali bi preciznije definiranje tehničkih zahtjeva, izradu akcijskog plana digitalizacije i planiranje integracije sustava u postojeće informacijske platforme.