Trasformazione digitale della gestione documentale in ViK Rijeka con il supporto di EDIH Adria

Sfide

La società di servizi pubblici Vodovod i kanalizacija d.o.o. Rijeka (ViK) utilizza attualmente vari sistemi informatici sviluppati e gestiti da società esterne, ma internamente non vi sono risorse sufficienti per la trasformazione digitale a un livello più ampio. La limitata capacità del personale informatico rende difficile gestire la digitalizzazione dei processi aziendali, il che rallenta la modernizzazione e aumenta la dipendenza da fornitori esterni di servizi informatici.

Un aspetto particolarmente impegnativo del business riguarda la gestione dei documenti e i progetti di investimento, in cui i processi manuali e l'archiviazione decentrata delle informazioni rendono difficile gestire in modo efficiente i progetti, la documentazione e gli appalti.

Soluzioni

Attraverso il programma Test prima di investire e con il supporto di EDIH Adria, ViK Rijeka ha testato la possibilità di implementare un sistema di gestione documentale (DMS) e di gestione dei processi aziendali (BPM). L'obiettivo del test era valutare in che modo il sistema DMS/BPM potesse essere integrato nei processi esistenti e migliorare l'efficienza aziendale.

I test si sono concentrati su:

• Digitalizzazione dei processi Gestione degli investimenti, con particolare attenzione all'automazione dei flussi di lavoro e alla riduzione delle pratiche burocratiche
• Integrazione dei sistemi DMS/BPM con le soluzioni IT esistenti
• Analisi della possibilità di una facile memorizzazione e ricerca dei documenti
• Dimostrazione della gestione della documentazione nel processo appalti, compreso lo scambio di dati tra i diversi servizi

Il team di EDIH Adria ha implementato un sistema demo basato su IBM Filenet Content Manager e IBM Filenet BPM per testare soluzioni pertinenti e consentire a ViK di ottenere una visione più chiara dei potenziali vantaggi di tale sistema.

Risultati e benefici

Sebbene siano stati condotti solo test, i risultati analizzati suggeriscono vantaggi significativi in caso di possibile implementazione del sistema DMS / BPM:

• Accelerare i processi – Automatizzare i flussi di lavoro e digitalizzare la documentazione può ridurre gli oneri amministrativi e accelerare i processi di investimento e di appalto.
• Migliore organizzazione dei documenti – Tutti i documenti chiave sarebbero archiviati in un sistema centralizzato, che consentirebbe ricerche rapide e un accesso più agevole ai dati pertinenti.
• Maggiore sicurezza dei dati – Il controllo dell'accesso, il monitoraggio delle modifiche e le politiche di sicurezza all'interno del DMS garantirebbero una migliore protezione delle informazioni riservate.
• Riduzione dei costi – La digitalizzazione consentirebbe di ridurre i documenti cartacei, di scambiare informazioni più rapidamente e di ottimizzare l'uso delle risorse.
• Maggiore trasparenza – Tutti i processi sarebbero documentati e accessibili attraverso il sistema, il che faciliterebbe l'analisi dei dati e il processo decisionale.

Insegnamenti tratti

I test hanno evidenziato diverse sfide chiave e importanti intuizioni per la futura attuazione:

• Scelta della piattaforma giusta - ViK dovrebbe selezionare attentamente una soluzione CSP (Content Services Platform) in grado di integrare le funzionalità DMS e BPM ed essere adattabile ai diversi processi aziendali.
• Integrazione con i sistemi informatici esistenti – Garantire che il nuovo sistema sia in grado di comunicare con le applicazioni attualmente utilizzate per evitare problemi di compatibilità e duplicazione dei dati.
• Una corretta strategia di attuazione – L'attuazione graduale in fasi più piccole ridurrebbe i rischi e consentirebbe agli utenti di adattarsi ai nuovi strumenti digitali.
• Formazione dei dipendenti – Un fattore chiave di successo sarà quello di educare gli utenti in modo che possano utilizzare il sistema in modo efficace e sfruttare appieno le sue capacità.

Dati misurabili

Le valutazioni basate su test indicano i seguenti possibili effetti in caso di implementazione del sistema:

• 50-70% processo di approvvigionamento più rapido grazie all'automazione del flusso di documenti
• Ridurre i tempi di ricerca dei documenti di 60% attraverso funzioni avanzate di ricerca e classificazione
• Fino a 80% ridurre la burocrazia passando all'archiviazione digitale dei documenti
• Aumentare la sicurezza dei dati di 90% attraverso controlli di accesso e registri di audit più rigorosi

Conclusion

I test delle soluzioni digitali presso ViK Rijeka hanno dimostrato che il sistema DMS/BPM può migliorare significativamente la gestione dei documenti e i processi aziendali. Sebbene non si tratti di un'attuazione definitiva, i risultati ottenuti suggeriscono che ulteriori ricerche e l'eventuale introduzione di un tale sistema potrebbero apportare grandi benefici.

ViK Rijeka ha ora un quadro più chiaro delle possibilità della digitalizzazione e può pianificare le prossime fasi del processo di trasformazione. Il passo successivo raccomandato include un'analisi aziendale dettagliata e la definizione di un piano strategico per la potenziale implementazione della soluzione.