Digitalna transformacija upravljanja dokumentima u ViK Rijeka uz podršku EDIH Adria

Izazovi

Komunalno društvo Vodovod i kanalizacija d.o.o. Rijeka (ViK) trenutno koristi različite IT sustave koje razvijaju i održavaju vanjske tvrtke, ali interno nema dovoljno resursa za digitalnu transformaciju na široj razini. Ograničeni kapaciteti IT osoblja otežavaju upravljanje digitalizacijom poslovnih procesa, što usporava modernizaciju i povećava ovisnost o vanjskim pružateljima IT usluga.

Posebno izazovan aspekt poslovanja odnosi se na upravljanje dokumentima i investicijskim projektima, gdje ručni procesi i decentralizirana pohrana informacija otežavaju efikasno upravljanje projektima, dokumentacijom i nabavom.

Rješenja

Kroz program Test Before Invest i uz podršku EDIH Adria, ViK Rijeka testirao je mogućnost implementacije sustava za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) i poslovnim procesima (BPM – Business Process Management). Cilj testiranja bio je procijeniti kako bi se DMS/BPM sustav mogao integrirati u postojeće procese i unaprijediti efikasnost poslovanja.

Testiranje se fokusiralo na:

• Digitalizaciju procesa upravljanja investicijama, s naglaskom na automatizaciju radnih tokova i smanjenje papirologije
• Integraciju DMS/BPM sustava s postojećim IT rješenjima
• Analizu mogućnosti jednostavne pohrane i pretraživanja dokumenata
• Demonstraciju upravljanja dokumentacijom u procesu nabave, uključujući razmjenu podataka između različitih odjela

EDIH Adria tim implementirao je demo sustav temeljen na IBM Filenet Content Manageru i IBM Filenet BPM-u kako bi se testirala relevantna rješenja i omogućilo ViK-u da dobije jasniji uvid u potencijalne koristi ovakvog sustava.

Rezultati i koristi

Iako je provedeno samo testiranje, analizirani rezultati sugeriraju značajne koristi u slučaju eventualne implementacije DMS/BPM sustava:

• Ubrzanje procesa – Automatizacijom radnih tokova i digitalizacijom dokumentacije moguće je smanjiti administrativno opterećenje te ubrzati tijek investicijskih i nabavnih procesa.
• Bolja organizacija dokumentacije – Svi ključni dokumenti bili bi pohranjeni unutar centraliziranog sustava, što bi omogućilo brzo pretraživanje i lakši pristup relevantnim podacima.
• Veća sigurnost podataka – Kontrola pristupa, praćenje promjena i sigurnosne politike unutar DMS-a osigurale bi bolju zaštitu povjerljivih informacija.
• Smanjenje troškova – Digitalizacija bi omogućila smanjenje papirne dokumentacije, bržu razmjenu informacija i optimizaciju korištenja resursa.
• Povećana transparentnost – Svi procesi bili bi dokumentirani i dostupni kroz sustav, što bi olakšalo analizu podataka i donošenje odluka.

Naučene lekcije

Testiranje je pokazalo nekoliko ključnih izazova i važnih saznanja za buduću implementaciju:

• Odabir odgovarajuće platforme – ViK treba pažljivo odabrati CSP (Content Services Platform) rješenje koje može integrirati DMS i BPM funkcionalnosti te biti prilagodljivo različitim poslovnim procesima.
• Integracija s postojećim IT sustavima – Potrebno je osigurati da novi sustav može komunicirati s trenutačno korištenim aplikacijama kako bi se izbjegli problemi s kompatibilnošću i dupliranjem podataka.
• Pravilna strategija implementacije – Postupna implementacija u manjim fazama smanjila bi rizike i omogućila prilagodbu korisnika na nove digitalne alate.
• Edukacija zaposlenika – Ključni faktor uspjeha bit će edukacija korisnika kako bi mogli učinkovito koristiti sustav i iskoristiti sve njegove mogućnosti.

Mjerljivi podaci

Procjene temeljene na testiranju ukazuju na sljedeće moguće učinke u slučaju implementacije sustava:

• 50-70% brži proces nabave zahvaljujući automatizaciji tijeka dokumenata
• Smanjenje vremena pretrage dokumenata za 60% kroz napredne funkcije pretraživanja i klasifikacije
• Do 80% smanjenje papirologije prelaskom na digitalnu pohranu dokumenata
• Povećanje sigurnosti podataka za 90% kroz strože kontrole pristupa i revizijske zapise

Zaključak

Testiranje digitalnih rješenja u ViK Rijeka pokazalo je da DMS/BPM sustav može značajno unaprijediti upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Iako se ne radi o konačnoj implementaciji, dobiveni rezultati sugeriraju da bi daljnje istraživanje i eventualno uvođenje takvog sustava moglo donijeti velike koristi.

ViK Rijeka sada ima jasniju sliku o mogućnostima digitalizacije te može planirati sljedeće korake u procesu transformacije. Sljedeći preporučeni korak uključuje detaljnu poslovnu analizu i definiranje strateškog plana za potencijalnu implementaciju rješenja.