Pametno korištenje AI alata za informiranje poduzetnika: RRA Šibensko-kninske županije uz podršku EDIH Adria

Izazovi

Regionalna razvojna agencija Šibensko-kninske županije već godinama djeluje kao ključna potporna institucija poduzetnicima i javnom sektoru u regiji, pružajući savjetodavne usluge, pomoć pri pripremi projekata te informiranje o natječajima i fondovima.

Međutim, zbog velikog broja zahtjeva za uslugama poput pomoći za izradu projektnih prijava ili natječaja, iako često ponavljajućih i sličnih, djelatnici RRA suočavaju se s opterećenjem koje otežava personalizirani pristup korisnicima. Informacije o aktualnim natječajima, rokovima, kriterijima prihvatljivosti, visini sufinanciranja i relevantnoj dokumentaciji moraju biti dostupne brzo i precizno, ali administrativni kapaciteti agencije su ograničeni.

Postojala je jasna potreba za rješenjem koje bi omogućilo bržu, automatiziranu i skalabilnu distribuciju pripremu projektnih prijedloga, bez gubitka točnosti ili kvalitete podrške.

Rješenja

Kroz program Test Before Invest i podršku EDIH Adria, RRA ŠKŽ testirala je primjenu AI asistenta baziranog na velikim jezičnim modelima (LLM), s ciljem da automatizira pripremu projektnih prijedloga (dokumentacije) i tako unaprijedi komunikaciju s korisnicima.

U testnoj fazi razvijen je prototip asistenta za pripremu dokumentacije koji:

• Komunicira prirodnim jezikom i prepoznaje pitanja korisnika
• Pronalazi i prikazuje relevantne informacije o pripremi natječajne dokumentacije iz baze znanja RRA Šibenik
• Automatizira pripremu dokumentacije:
  • Pronalazi prethodne primjere uspješnih prijava na natječaje iz baze znanja RRA koje koristi kao ishodište za generiranje teksta“
  • Posjeduje mogućnost poboljšanja teksta koji se može interaktivno unositi na temelju predloška za pojedine natječaje
  • Posjeduje sposobnost komunikacije sa vanjskim sustavima za provjeru primjerice aktualnih cijena
• Pruža pouzdane odgovore na temelju službene dokumentacije i ažuriranih izvora, čime se eliminraju neprecizni odgovori ili “halucinacije”

Sustav koristi Retrieval-Augmented Generation (RAG) pristup: kombinira dohvat informacija iz baze (pdf, web, excel, word) i generativne odgovore AI modela, uz čuvanje točnosti i vjerodostojnosti.

Rezultati i koristi

Testiranje AI asistenta potvrdilo je niz konkretnih koristi za agenciju i korisnike ukoliko bi se realizirala produkcijska verzija:

• Značajno rasterećenje djelatnika – manji broj telefonskih i e-mail upita vezanih uz osnovne informacije i pronalaženje informacija iz arhive projekata
• Brža dostupnost informacija krajnjim korisnicima – u velikom broju primjera projektna dokumentacija može biti pripremljena vrlo brzo, bez većih čekanja
• Standardizirani pristup izradi natječajne dokumentacije – smanjena mogućnost različitih tumačenja među djelatnicima
• 24/7 dostupnost informacija iz RAG baze – korisnici mogu pristupiti informacijama izvan radnog vremena
• Mogućnost višejezične podrške – rješenje je spremno za širenje na engleski jezik, što je osobito važno kontekstu EU prijava i za potencijalne strane korisnike

Sustav je testiran na temelju stvarnih korisničkih upita i pokazao visoku razinu točnosti, pogotovo gdje je bila javno dostupne dokumentacija i natječajni kriterije.