Unaprjeđenje digitalne evidencije na Fakultetu za menadžment u turizmu i ugostiteljstvu uz podršku EDIH Adria

Izazovi

Fakultet za menadžment u turizmu i ugostiteljstvu (FMTU) suočava se s izazovima u vođenju evidencije prisutnosti studenata i upravljanju fakultetskim prostorijama. Trenutni procesi oslanjaju se na ručno vođenje podataka, što može dovesti do grešaka, administrativnog opterećenja nastavnika te neefikasnog korištenja prostora. Također, tradicionalni načini praćenja prisutnosti ne omogućuju brzu analizu podataka niti jednostavnu integraciju sa suvremenim akademskim sustavima. Cilj testiranja bio je istražiti mogućnosti digitalizacije kako bi se povećala efikasnost, smanjilo administrativno opterećenje i osigurala veća preciznost podataka.

Rješenja

Kroz program Test Before Invest i uz podršku EDIH Adria, Fakultet je testirao različite tehnologije kako bi pronašao optimalno rješenje. NFC tehnologija omogućila bi studentima jednostavnu prijavu prisutnosti pomoću pametnih kartica ili mobilnih uređaja, čime bi se smanjilo vrijeme potrebno za ručno evidentiranje. Paralelno s time, QR kodovi su testirani kao alternativna metoda za situacije u kojima studenti nisu fizički prisutni u učionicama, primjerice tijekom terenske ili online nastave.

Dodatno, testiran je digitalni sustav za rezervaciju dvorana, koji bi omogućio bolju organizaciju fakultetskih prostora te spriječio preklapanja u rasporedu korištenja dvorana. Ključni aspekt testiranja bila je i analiza mogućnosti integracije s postojećim akademskim sustavima, što bi omogućilo automatizaciju administrativnih procesa i centralizirano praćenje podataka.

Rezultati i koristi

Iako se radi samo o testiranju, očekivani rezultati implementacije pokazali su da bi digitalizacija evidencije prisutnosti mogla značajno ubrzati i pojednostaviti ovaj proces. Brža i točnija evidencija prisutnosti smanjila bi administrativne zadatke nastavnika, omogućila preciznije praćenje prisutnosti studenata te smanjila mogućnosti pogrešaka i zlouporaba. Također, implementacija ovih tehnologija mogla bi značajno poboljšati iskustvo studenata i nastavnika, omogućujući transparentniji sustav rada te efikasnije korištenje akademskih resursa.

Sustav bi također osigurao veću sigurnost podataka i usklađenost s GDPR regulativama, čime bi se dodatno osigurala privatnost studenata i zaštita njihovih osobnih podataka. Digitalizacija bi omogućila i jednostavniju analizu podataka o prisutnosti, što bi fakultetu dalo bolji uvid u sudjelovanje studenata i omogućilo optimizaciju nastavnih procesa.

Naučene lekcije

Tijekom testiranja identificirani su ključni tehnički zahtjevi za implementaciju NFC i QR sustava, uključujući potrebnu infrastrukturu i kompatibilnost s postojećim akademskim sustavima. Također, pokazalo se da je integracija s drugim digitalnim rješenjima ključna za uspješnu implementaciju i da su korisnički zahtjevi presudni za odabir najprikladnijeg sustava.

Dodatno, testiranje je otkrilo potencijalne izazove u skaliranju rješenja na cijeli fakultet, uključujući prilagodbu sustava različitim nastavnim metodama te osiguravanje dugoročne održivosti tehnologije. Ovi uvidi omogućit će fakultetu da donese informirane odluke o budućim koracima u procesu digitalizacije.

Mjerljivi podaci

Analizom testnih rezultata došlo se do procjene da bi digitalna evidencija mogla smanjiti vrijeme potrebno za prijavu prisutnosti za 70%, što bi značajno rasteretilo nastavnike i ubrzalo organizaciju nastave. Administrativni rad nastavnika povezan s evidencijom prisutnosti mogao bi se smanjiti do 50%, dok bi digitalna rješenja omogućila gotovo 100% točnost unosa podataka, smanjujući mogućnost pogrešaka i neovlaštenih prijava.

Zaključak

Testiranje digitalnih rješenja na FMTU pokazalo je kako moderna tehnologija može unaprijediti akademske procese i omogućiti efikasniji sustav praćenja prisutnosti i upravljanja fakultetskim prostorima. Iako su testirana rješenja pokazala značajan potencijal, daljnja analiza i prilagodba bit će ključni za eventualnu implementaciju u stvarnom okruženju. Dobiveni uvidi poslužit će kao temelj za donošenje odluka o budućim koracima u digitalnoj transformaciji fakulteta.