Automatizacija poslovnih procesa u poslovanju: Otključajte potencijal s BPMN-om!

U suvremenom poslovanju, pritisak za poboljšanjem efikasnosti i smanjenjem troškova nikada nije bio veći. Organizacije kontinuirano nastoje  optimizirati svoje poslovne procese kako bi ostale konkurentne na tržištu. Prema Strategiji digitalne Hrvatske za razdoblje do 2032. godine, glavne smjernice ciljane transformacije Hrvatske prema zelenom i digitalnom načinu života odnose se na primjenu naprednih tehnologija kao što su: umjetna inteligencija (AI), strojno učenje, 5G/6G, računalstvo u oblaku, Big Data i blockchain u javnom u privatnom sektoru. Jedna od ključnih tehnologija koja pomaže tvrtkama da postignu ove ciljeve je i Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN je alat koji ne samo da omogućava tvrtkama da jasno i standardizirano grafički definiraju svoje poslovne procese, već omogućava i njihovu automatizaciju.

Dvostruka snaga BPMN-a: Od ideje do izvršenja

Business Process Model and Notation (BPMN) globalno je priznat standard za grafičku reprezentaciju poslovnih procesa. Održava ga Object Management Group (OMG), međunarodna organizacija koja se bavi razvojem standarda u području računalnih tehnologija. Dodatno, BPMN je priznat kao međunarodni standard od strane ISO organizacije pod oznakom ISO/IEC 19510:2013.

U svojoj suštini, BPMN predstavlja vizualni jezik koji omogućava poslovnim analitičarima, IT stručnjacima i menadžerima da jasno komuniciraju poslovne procese unutar i izvan organizacije. Osnovna svrha BPMN-a jest pružanje jedinstvene specifikacije koja je razumljiva svim zainteresiranim stranama, uključujući one koji modeliraju procese, razvijaju odgovarajuća softverska rješenja i one koji ih provode. Ključna prednost BPMN-a leži u njegovoj sposobnosti da stvori “most” između dizajna poslovnih procesa i njihove implementacije, omogućavajući im tako lakšu automatizaciju i optimizaciju.

Osim što omogućava vizualizaciju i komunikaciju poslovnih procesa, BPMN-om se procesi mogu i programski izvršavati. Što to znači konkretno? BPMN, kroz svoje bogate skupove elemenata i konstrukcija, omogućava detaljno modeliranje poslovnih procesa koji se mogu izravno prevesti u izvršni kod. Navedeno je posebno korisno u kontekstu poslovnih procesa koji se izvode na BPM (Business Process Management) platformama. BPM obuhvaća metode za otkrivanje, modeliranje, analizu, mjerenje, poboljšanje i optimizaciju poslovne strategije i procesa.

BPMN Engine: “Motori” koji pokreću procese

BPMN engine je softverska komponenta dizajnirana za izvršavanje modela poslovnih procesa definiranih pomoću BPMN standarda. Možemo ga doslovno zamisli kao motor koji pokreće procese i upravlja njihovim izvršavanjem u realnom vremenu. To uključuje upravljanje tokom aktivnosti (npr. različiti zadaci, događaji, odluke itd.), raspoređivanje zadataka korisnicima ili softverskim agentima, praćenje napretka i osiguravanje da se poslovna pravila i uvjeti ispunjavaju tijekom izvođenja procesa.

Uzmimo za primjer proces izrade i slanja putnog naloga. Ugrubo, proces započinje stvaranjem putnog naloga, nakon čega slijedi pregled naloga. Ako je nalog ispravan, odobrava se i šalje primatelju. Svaki od ovih koraka može se dalje razraditi i automatizirati korištenjem BPMN engine-a, recimo na sljedeći način (slika 1):

1. Korak “Stvori putni nalog” mogao bi biti realiziran kroz web formu koja se prikazuje korisniku. Forma može sadržavati polja za unos podataka kao što su: datum putovanja, odredište, svrha putovanja i sl.
2. Korak “Pregledaj putni nalog” može biti dodijeljen korisniku ili grupi korisnika koji su odgovorni za pregled putnih naloga.
3. Korak “Odobri putni nalog” namijenjen je nadležnoj osobi, npr. direktoru, koji isti odobrava ako su svi podaci ispravni i u skladu s pravilima poduzeća.
4. Korak “Pošalji putni nalog” može biti realiziran kroz integraciju s e-mail sustavom i to odgovarajućim osobama ili odjelima unutar poduzeća.

Opisani proces moguće je u nekoliko koraka modelirati i komunicirati koristeći BPMN notaciju, što je i vidljivo na slici iznad. Četiri ugrubo definirana zadataka u ovom procesu povezano je strelicama koje predstavljaju redoslijed izvršavanja zadataka. Dva elementa u obliku kruga predstavljaju početni i završni događaj.

Mnogi će čitatelji i poznavatelji BPMN notacije uočiti nekoliko problema u prikazu iznad. Primjerice, što ako nadležni odbije odobriti putni nalog? Tko pregledava putni nalog, a tko odobrava? Strelice, koje povezuju zadatke u definiranom procesu kreću se samo u jednom smjeru – s lijeva na desno, odnosno od početnog događaja – “Potreban putni nalog” prema završnom događaju – “Dostavljen putni nalog”.

Definiranje poslovnog procesa na ovakav način je potpuno legitimno, primjerice ukoliko si želimo brzo i jednostavno skicirati poslovni proces, odraditi brainstorming sesiju s kolegama ili definirati jednostavne i brzo izvodljive procese koje nemamo namjeru automatizirati.

Međutim, BPMN notacija nam omogućava puno više. Ukoliko želimo poslovni proces detaljnije objasniti IT timu našeg poduzeća, potrebno je razraditi probleme koje smo spomenuli ranije. Vratiti se unazad možemo putem tzv. skretnica (eng. gateway),  elemenata crteža koji predstavljaju točke odluke u poslovnom procesu. Dalje, za svaki od zadataka možemo odabrati nekoliko ponuđenih tipova, poput: korisničkih zadataka (eng. user task) ili servisnih zadataka (eng. service task).

Za kraj, putem elemenata crteža koje nazivamo staze (eng. swimlanes) zadatke možemo pregledno grupirati prema odgovornosti/akteru tko ih izvodi. U našem slučaju proces prakse (slika 2) je grupiran u dvije staze: “Tajnik” i “Voditelj”. Također se može uočiti da je dodan servisni zadatak “Mikroservis koji generira PDF putni nalog”, koji djeluje kao API sučelje, to jest skup pravila i definicija koje omogućuju komunikaciju između različitih softverskih aplikacija, u ovom slučaju primajući podatke kako bi automatski ispunio i generirao PDF putni nalog.

Prema tome, procesni dijagram će sada izgledati ovako:

FIPU BPMN engine

Na Sveučilištu Jurja Dobrile u Puli, Fakultetu informatike, razvija se poseban BPMN engine koji je usmjeren na automatizaciju poslovnih procesa pomoću Pythona što predstavlja značajan korak u pružanju fleksibilnih i pristupačnih alata za upravljanje poslovnim procesima. Python, kao programski jezik visoke razine i opće namjene, omogućuje jednostavnost i pristupačnost u razvoju softverskih rješenja zahvaljujući svojoj jednostavnoj sintaksi, velikoj zajednici korisnika, i bogatstvu biblioteka otvorenog koda. Ove karakteristike Pythona, čine ga idealnim izborom za razvoj BPMN engine-a koji može olakšati automatizaciju i upravljanje poslovnim procesima u različitim sektorima.

S druge strane, Camunda predstavlja enterprise rješenje za upravljanje poslovnim procesima koje nudi bogat skup funkcionalnosti za modeliranje, automatizaciju, izvršavanje, i nadzor poslovnih procesa. Camunda se koristi u korporacijama za optimizaciju poslovnih procesa, pružajući visoku razinu skalabilnosti, sigurnosti, i integracije s postojećim IT sustavima. Međutim, unatoč svojim prednostima, Camunda može biti skupa za integraciju i održavanje, posebno za manja poduzeća koja se mogu suočiti s izazovima vezanim uz kompleksnost integracije i visoke troškove licenciranja.

Razvoj BPMN engine-a na Sveučilištu Jurja Dobrile u Puli nudi alternativu koja može biti privlačnija manjim poduzećima. Ovaj pristup omogućuje poduzećima da iskoriste prednosti automatizacije poslovnih procesa bez potrebe za velikim investicijama u skupa enterprise rješenja poput Camunde.

FIPU BPMN Engine trenutno se interno koristi za automatizaciju i pojednostavljenje procesa izvođenja studentske prakse na Fakultetu. Ovaj engine predstavlja “light” verziju popularnog enterprise rješenja Camunda, te se pokazuje iznimno pogodnim za implementaciju AI tehnologija u unaprjeđenju poslovnih procesa. Zahvaljujući svojoj pristupačnosti i fleksibilnosti, FIPU BPMN engine omogućuje efikasnu automatizaciju različitih procesa s manje resursa, čineći ga idealnim izborom za organizacije koje traže ekonomična, brza i inovativna rješenja u području upravljanja poslovnim procesima.

FIPU BPMN engine pruža ključne alate za optimizaciju i digitalnu transformaciju poslovnih procesa. Ukoliko se Vaša organizacija uključi u provedbu EDIH Adria projekta možete saznati i više o tome kako automatizirati poslovne procese, a ukoliko se prijavite na  “Test before invest” (TBI) može se napraviti i pilot prilagodba FIPU BPMN engine-a za neki od vaših procesa kako bi se provela tzv. provjera koncepta uvođenja digitalizacije i AI u vašoj organizaciji. “Test before invest” (TBI) jedna je od temeljnih usluga koju EDIH Adria konzorcij nudi privatnim malim i srednjim poduzećima te javnom sektoru, a omogućava organizacijama da bez početnih investicija iskuse sve prednosti automatizacije i uvjere se u praktičnost i učinkovitost odabranog alata u unapređenju Vašeg poslovanja!